Gewinnerbenachrichtigung bei Gewinnspielen: So informierst du Gewinner und Teilnehmer richtig

Die Gewinner sind gezogen – damit ist das Gewinnspiel beendet? Nicht ganz. Gerade die Phase nach der Ziehung entscheidet mit darüber, wie professionell, glaubwürdig und positiv eine Promotion wahrgenommen wird.

Eine gute Gewinnerkommunikation besteht deshalb aus mehr als einer kurzen E-Mail mit dem Satz „Herzlichen Glückwunsch, du hast gewonnen“. Unternehmen sollten zwei unterschiedliche Aufgaben voneinander unterscheiden:

1. die persönliche Benachrichtigung der tatsächlichen Gewinner
2. die Information der übrigen Teilnehmer über den Ausgang des Gewinnspiels

Beide Maßnahmen erfüllen unterschiedliche Funktionen und können gemeinsam dazu beitragen, Vertrauen in das Gewinnspiel und den Veranstalter aufzubauen. HAPPY kann auf Wunsch den kompletten Prozess übernehmen – von der Gewinnerermittlung über die Kontaktaufnahme bis zur Gewinnabwicklung und zum Versand.

WARUM DIE GEWINNERBENACHRICHTIGUNG SO WICHTIG IST

Teilnehmer investieren Zeit, Daten und manchmal auch einen Kauf in ein Gewinnspiel. Nach Ablauf der Aktion möchten sie nachvollziehen können, ob tatsächlich Gewinner ermittelt wurden. Bleibt die Kommunikation nach der Teilnahme vollständig aus, entsteht schnell der Eindruck, dass das Gewinnspiel einfach „verschwunden“ ist. Genau deshalb ist die Kommunikation nach einer Ziehung ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Gewinnspielabwicklung.

HAPPY unterscheidet dabei zwischen der individuellen Kommunikation mit den Gewinnern und einer optionalen Ziehungs-Info-Mail an die Teilnehmer. Diese Trennung ist wichtig, weil die Kommunikation unterschiedliche Zwecke verfolgt.

1. GEWINNER PERSÖNLICH UND EINDEUTIG BENACHRICHTIGEN

Der eigentliche Gewinner muss selbstverständlich individuell erfahren, dass er gewonnen hat. Die Benachrichtigung kann – abhängig von Gewinnspiel, vorhandenen Kontaktdaten, Gewinnwert und Teilnahmebedingungen – beispielsweise per E-Mail, postalisch oder in bestimmten Fällen telefonisch erfolgen.

Entscheidend ist weniger der Kommunikationskanal als die Professionalität der Nachricht. Denn Verbraucher werden regelmäßig mit dubiosen Gewinnmitteilungen, Fake-Gewinnen und Phishing-Versuchen konfrontiert. Eine echte Gewinnbenachrichtigung sollte daher schon auf den ersten Blick glaubwürdig erscheinen. Eine gute Gewinnerbenachrichtigung sollte mindestens enthalten:

• den Namen des Veranstalters,
• die eindeutige Bezeichnung des Gewinnspiels,
• eine klare Aussage darüber, dass die Person gewonnen hat,
• die genaue Bezeichnung des Gewinns,
• gegebenenfalls Hinweise zur weiteren Gewinnabwicklung,
• einen seriösen Ansprechpartner,
• nachvollziehbare Kontaktdaten,
• gegebenenfalls eine Frist für erforderliche Rückmeldungen,
• Hinweise zu notwendigen Informationen für Übergabe oder Versand.

Je wertvoller oder komplexer der Gewinn ist, desto wichtiger wird eine individuelle Betreuung. Bei einem Einkaufsgutschein lässt sich die Übergabe vergleichsweise einfach organisieren. Bei Reisen, Fahrzeugen, Eventtickets oder hochwertigen Sachpreisen müssen dagegen häufig zusätzliche Details geklärt werden.

2. GEWINNERBENACHRICHTIGUNG UND WERBUNG SAUBER VONEINANDER TRENNEN

Ein Punkt sollte heute klarer formuliert werden als in vielen älteren Gewinnspielratgebern: Die für die Durchführung und Abwicklung eines Gewinnspiels erforderliche Kommunikation ist nicht automatisch mit Werbung gleichzusetzen.

Personenbezogene Daten dürfen jedoch nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage und für festgelegte Zwecke verarbeitet werden. Die DSGVO verlangt insbesondere eine klare Zweckbindung der erhobenen Daten.

Wird eine E-Mail dagegen zusätzlich für Werbeinhalte genutzt, müssen die dafür geltenden Voraussetzungen berücksichtigt werden. Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 UWG grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Das bedeutet für die Praxis: Gewinnspielabwicklung und Marketingkommunikation sollten konzeptionell und datenschutzrechtlich sauber voneinander getrennt werden. Eine Gewinnbenachrichtigung sollte deshalb nicht unnötig mit Newsletterwerbung, Produktangeboten oder Cross-Selling-Inhalten vermischt werden.

Gerade bei der Gewinnerkommunikation zeigt sich, warum Datenschutz bei Gewinnspielen bereits bei der Konzeption berücksichtigt werden sollte. Teilnehmerdaten sollten nur für die vorgesehenen und rechtlich zulässigen Zwecke verarbeitet werden. Gleichzeitig muss klar definiert sein, welche Informationen für die Gewinnabwicklung benötigt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wann eine zusätzliche Einwilligung – beispielsweise für Newsletter oder andere Werbung – erforderlich ist.

3. GESCHWINDIGKEIT ZÄHLT

Gewinner sollten möglichst zeitnah nach der Ziehung informiert werden. Eine schnelle Kommunikation bietet mehrere Vorteile:

• Der Gewinner erinnert sich noch an die Teilnahme.
• Die Nachricht wirkt glaubwürdiger.
• Rückfragen können schneller geklärt werden.
• Versand und Übergabe lassen sich frühzeitig organisieren.
• Bei zeitkritischen Gewinnen können Termine eingehalten werden.

Besonders wichtig können feste Abläufe bei abgesicherten Promotions sein. Hier können sich aus den jeweiligen Versicherungs- beziehungsweise Absicherungsbedingungen konkrete Melde- und Dokumentationspflichten ergeben. Deshalb sollten Fristen niemals pauschal aus älteren Mustertexten übernommen, sondern immer anhand der konkreten Kampagne und der jeweiligen Bedingungen festgelegt werden.

Besondere Anforderungen können entstehen, wenn eine Gewinnspiel-Absicherung Bestandteil der Promotion ist. Je nach Mechanik und vereinbarten Bedingungen können Gewinnfälle dokumentiert, geprüft und innerhalb definierter Prozesse gemeldet werden müssen. Bei HAPPY greifen deshalb Gewinnspielumsetzung und Absicherung über HAPPY Secure Promotions eng ineinander – ein Vorteil insbesondere bei Promotions mit hohen oder schwer kalkulierbaren Gewinnbudgets.

4. WAS PASSIERT, WENN EIN GEWINNER NICHT REAGIERT?

Eine der häufigsten praktischen Fragen lautet: Was passiert, wenn der Gewinner nicht antwortet? Darauf gibt es keine allgemeingültige Standardfrist für jedes Gewinnspiel. Entscheidend sind insbesondere die Teilnahmebedingungen und die konkrete Ausgestaltung der Promotion. 

Was nach einer erfolglosen Gewinnerbenachrichtigung passiert, sollte deshalb nicht erst entschieden werden, wenn der Fall tatsächlich eintritt. Klare und rechtskonforme Gewinnspiel-Teilnahmebedingungen sollten unter anderem regeln, wie Gewinner ermittelt und informiert werden, welche Mitwirkung gegebenenfalls erforderlich ist und wie mit nicht erreichbaren Gewinnern umgegangen wird. So entstehen für Veranstalter und Teilnehmer von Anfang an nachvollziehbare Spielregeln.

Deshalb sollte bereits vor Kampagnenstart festgelegt werden:

• Wie lange hat ein Gewinner Zeit zu reagieren?
• Über welche Kanäle wird Kontakt aufgenommen?
• Gibt es einen zweiten Kontaktversuch?
• Was geschieht mit unzustellbaren E-Mails?
• Was passiert mit zurückkommender Post?
• Wann darf oder soll ein Ersatzgewinner gezogen werden?
• Wie wird dieser Prozess dokumentiert?

HAPPY kann diese Schritte im Rahmen der Gewinnabwicklung übernehmen und stimmt bei nicht erreichbaren Gewinnern das weitere Vorgehen mit dem Auftraggeber ab. Bereits in den bestehenden HAPPY-Beiträgen wird beschrieben, dass bei nicht zustellbaren Gewinnen gegebenenfalls recherchiert und anschließend in Abstimmung mit dem Kunden ein Ersatzgewinner ermittelt wird.

5. GEWINNER PRÜFEN – ABER NUR SO WEIT WIE NOTWENDIG

Bei bestimmten Gewinnen kann eine zusätzliche Verifikation erforderlich sein. Beispiele sind:

• Altersbeschränkungen,
• sehr hochwertige Gewinne,
• personalisierte Reisen,
• bestimmte Tickets,
• abgesicherte Promotions,
• Einschränkungen auf bestimmte Teilnehmergruppen.

Dabei sollte allerdings nicht reflexartig eine Kopie des Personalausweises jedes Gewinners verlangt werden. Grundsätzlich gilt auch hier das Prinzip der Datenminimierung: Es sollten nur diejenigen Informationen erhoben werden, die für die konkrete Gewinnabwicklung tatsächlich notwendig sind. Was erforderlich ist, hängt daher von Gewinn, Teilnahmebedingungen und Kampagnenkonzept ab.

6. GEWINNÜBERGABE UND FULFILLMENT GEHÖREN ZUR GEWINNERKOMMUNIKATION

Eine professionelle Gewinnbenachrichtigung schafft Erwartungen. Diese Erwartungen müssen anschließend erfüllt werden. Ein Teilnehmer, der begeistert erfährt, dass er gewonnen hat, aber anschließend wochenlang nichts hört, erlebt die Promotion nicht als Erfolg.

Deshalb gehören Gewinnerkommunikation und Gewinnspiel-Fulfillment unmittelbar zusammen. Ein professioneller Prozess umfasst beispielsweise:

Ziehung → Gewinnerprüfung → Benachrichtigung → Rückmeldung → Datenabgleich → Gewinnbereitstellung → Versand oder Übergabe → Dokumentation

Neben der eigentlichen Gewinnerkommunikation spielt auch das professionelle Gewinn-Management eine wichtige Rolle. Denn Auswahl, Beschaffung, Bereitstellung und Versand der Gewinne müssen von Anfang an mitgedacht werden. HAPPY kann diesen Prozess vollständig übernehmen – von der Auswahl geeigneter Preise über die Beschaffung bis zur Übergabe oder zum Versand an die Gewinner. So greifen Gewinnplanung, Gewinnerbenachrichtigung und Abwicklung nahtlos ineinander.

Bei HAPPY kann dieser komplette Prozess übernommen werden. Dazu gehören je nach Projekt unter anderem Beschaffung, Lagerung und Versand von Sachpreisen sowie die Organisation komplexerer Gewinne. Der bestehende HAPPY-Artikel nennt beispielsweise Reisen und Eventtickets als Fälle, bei denen eine individuelle Abwicklung notwendig sein kann.

Wie umfangreich diese Aufgaben in der Praxis werden können, zeigt unser Leitartikel zum Gewinnspiel-Fulfillment. Professionelles Fulfillment beginnt nicht erst beim Paketversand. Es umfasst je nach Promotion unter anderem Gewinnerermittlung, Datenprüfung, Kommunikation, Gewinnbeschaffung, Lagerung, Versand, Reklamationsmanagement und Dokumentation. Gerade bei vielen Gewinnern oder hochwertigen Preisen lohnt es sich deshalb, diese Prozesse bereits bei der Konzeption des Gewinnspiels einzuplanen.

7. NICHT NUR GEWINNER INFORMIEREN: DIE ZIEHUNGS-INFO-MAIL

Hier kommt der zweite Teil einer professionellen Gewinnerkommunikation ins Spiel. Viele Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf die wenigen Gewinner. Marketingstrategisch kann es aber ebenso interessant sein, auch die übrigen Teilnehmer darüber zu informieren, dass eine Ziehung stattgefunden hat.

Genau dafür hat HAPPY die Ziehungs-Info-Mail als festen Bestandteil beziehungsweise Add-on der Gewinnspiel-Lösung entwickelt. Unabhängig von unterschiedlichen Ziehungsrhythmen – beispielsweise täglich, wöchentlich, monatlich oder an individuell definierten Terminen. Eine solche Nachricht kann beispielsweise informieren:

• dass eine Ziehung durchgeführt wurde,
• welche Preise vergeben wurden,
• welche Gewinncodes gezogen wurden,
• oder – datenschutzkonform und entsprechend dem Kampagnenkonzept – Gewinner anonymisiert darstellen.

Das schafft Transparenz und zeigt den Teilnehmern: Bei diesem Gewinnspiel werden tatsächlich Gewinne vergeben.

8. AUS EINER ZIEHUNG WERDEN ZUSÄTZLICHE TOUCHPOINTS

Eine Ziehungs-Info kann mehr sein als eine reine Statusmeldung. Gerade bei Promotions mit längeren Aktionszeiträumen und mehreren Ziehungen entstehen zusätzliche Kommunikationsanlässe. Beispielsweise:

Teilnahme → erste Ziehung → zweite Ziehung → Zwischenaktion → dritte Ziehung → Abschlusskommunikation

Damit lässt sich die Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum erhalten. Der bestehende HAPPY-Ansatz sieht unter anderem Möglichkeiten wie Zusatzchancen, Hinweise auf weitere Teilnahmemöglichkeiten oder begleitende Angebote vor.

Sobald eine solche Nachricht jedoch werblichen Charakter bekommt, muss geprüft werden, ob die dafür notwendige Einwilligung beziehungsweise eine andere zulässige Grundlage für die konkrete Kommunikation vorhanden ist. Für E-Mail-Werbung sind insbesondere die Anforderungen des § 7 UWG zu berücksichtigen.

9. MEHRERE ZIEHUNGEN KÖNNEN EIN GEWINNSPIEL ATTRAKTIVER MACHEN

Statt sämtliche Preise erst am Ende einer beispielsweise achtwöchigen Promotion zu vergeben, können mehrere Ziehungszeitpunkte vorgesehen werden. Zum Beispiel:

Woche 1: 10 Gewinner
Woche 2: 10 Gewinner
Woche 3: 10 Gewinner
Woche 4: Hauptgewinn

Dadurch entstehen wiederkehrende Spannungsmomente und Touchpoints. Zusätzlich können Teilnehmer sehen, dass während des Aktionszeitraums tatsächlich Gewinne vergeben werden. Für Unternehmen entstehen zugleich zusätzliche Möglichkeiten, die Promotion immer wieder in Erinnerung zu bringen. Ob tägliche, wöchentliche oder einzelne Ziehungstermine sinnvoll sind, hängt von Mechanik, Teilnahmezeitraum, Preisstruktur und Kommunikationskonzept ab.

10. HÄUFIGE FEHLER BEI DER GEWINNERBENACHRICHTIGUNG

Fehler 1: Der Absender ist nicht eindeutig
Der Gewinner weiß nicht, welches Unternehmen hinter der Nachricht steht. Besser: Marke, Veranstalter und Gewinnspiel eindeutig nennen.

Fehler 2: Der Gewinn wird nicht konkret beschrieben
„Du hast gewonnen“ reicht nicht. Besser: Den konkreten Preis eindeutig benennen.

Fehler 3: Die Nachricht wirkt wie Spam
Übertriebene Betreffzeilen, dubiose Links oder unklare Absenderinformationen erzeugen Misstrauen.Besser: sachlich, freundlich und markenkonform kommunizieren.

Fehler 4: Gewinner müssen unnötig viele Daten liefern
Nachträglich werden Informationen abgefragt, die für die Gewinnübergabe gar nicht benötigt werden.Besser: Datenminimierung bereits im Prozess berücksichtigen.

Fehler 5: Niemand ist für Rückfragen zuständig 
Gerade bei hochwertigen Gewinnen entstehen häufig organisatorische Fragen. Besser: eindeutige Ansprechpartner definieren.

Fehler 6: Nach der Nachricht passiert wochenlang nichts<
Der positive Moment des Gewinnens verpufft.. Besser: Gewinnerkommunikation und Fulfillment als einen durchgehenden Prozess planen.

Fehler 7: Alle Nichtgewinner werden vergessen
Damit verschenkt der Veranstalter einen möglichen Transparenz- und Kommunikationseffekt. Besser: Prüfen, ob eine Ziehungs-Info-Kommunikation sinnvoll und rechtlich zulässig umgesetzt werden kann.

11. SO SIEHT EIN PROFESSIONELLER HAPPY-PROZESS AUS

Eine mögliche Gewinnabwicklung mit HAPPY kann folgendermaßen aussehen:

1. Gewinnerziehung: Die Gewinner werden entsprechend der definierten Gewinnmechanik ermittelt.

2. Prüfung: Abhängig vom Gewinnspiel werden Teilnahmeberechtigung und erforderliche Angaben geprüft.

3. Persönliche Gewinnerbenachrichtigung: Die Gewinner erhalten eine individuelle Nachricht.

4. Rückmeldung: Notwendige Informationen für Versand oder Übergabe werden abgestimmt.

5. Gewinnbereitstellung: Der Gewinn wird vom Veranstalter oder von HAPPY bereitgestellt beziehungsweise beschafft.

6. Versand oder Übergabe: HAPPY kann die komplette logistische Abwicklung übernehmen.

7. Dokumentation: Die erfolgte Gewinnabwicklung wird nachvollziehbar dokumentiert.

8. Ziehungs-Info an Teilnehmer: Wenn sie Teil des Kampagnenkonzepts ist und die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kann zusätzlich eine Ziehungs-Info-Mail versendet werden.

So entsteht aus zwei ursprünglich getrennten Aufgaben ein durchgängiger Prozess:

Gewinner ermitteln → Gewinner informieren → Gewinne abwickeln → Teilnehmer informieren → Vertrauen schaffen.

Wenn du eine perfekte Gewinnspiel-Lösung suchst und ggf. dein Budget mit einer Gewinnabsicherung schonen willst, solltest du gleich die kompetente Direktberatung für Gewinnspiel-Lösungen von Patrick Grünberg nutzen: Telefon +49 6103 2053 705 oder E-Mail an p.gruenberg@happysolutions.de

12. GEWINNERKOMMUNIKATION IST TEIL DES MARKENERLEBNISSES

Ein Gewinnspiel endet aus Sicht eines Teilnehmers nicht mit dem Klick auf „Teilnehmen“. Auch die Zeit danach gehört zur Customer Journey. Gerade für Gewinner kann die Gewinnübergabe sogar der emotional stärkste Kontaktpunkt der gesamten Kampagne sein.

Kommt ein Preis schnell, professionell verpackt und begleitet von einer freundlichen Kommunikation an, bleibt dieses Erlebnis mit der Marke verbunden. Kommt er verspätet, beschädigt oder ohne Informationen an, kann aus einem eigentlich positiven Erlebnis schnell Frustration werden.

Gewinnerkommunikation und Fulfillment sind deshalb keine administrativen Nebenthemen. Sie sind Teil des Markenerlebnisses.

FAZIT: GEWINNER INFORMIEREN – UND DIE ÜBRIGEN TEILNEHMER NICHT VERGESSEN

Eine professionelle Gewinnspielabwicklung braucht eine klare Kommunikationsstrategie für die Zeit nach der Ziehung. Dabei sollten Unternehmen zwei Ebenen unterscheiden:

Die Gewinnerkommunikation sorgt dafür, dass tatsächliche Gewinner schnell, glaubwürdig und professionell informiert und ihre Gewinne zuverlässig abgewickelt werden.

Die Teilnehmerkommunikation kann Transparenz schaffen und zusätzliche Touchpoints erzeugen – insbesondere bei Aktionen mit mehreren Ziehungen.

HAPPY verbindet beide Bereiche mit Gewinnerermittlung, Kommunikation, Gewinn-Management und Fulfillment zu einem durchgängigen Prozess. Denn ein Gewinnspiel ist nicht erfolgreich abgeschlossen, sobald der Gewinner gezogen wurde. Es ist abgeschlossen, wenn der Gewinn professionell beim Gewinner angekommen ist – und die Teilnehmer die Promotion als glaubwürdig und positiv in Erinnerung behalten.

FAQ ZUR GEWINNERBENACHRICHTIGUNG

Wie muss ein Gewinner benachrichtigt werden?
Es gibt nicht für jedes Gewinnspiel einen einzigen vorgeschriebenen Kommunikationskanal. Entscheidend sind unter anderem Teilnahmebedingungen, Kampagnenkonzept und vorhandene Kontaktdaten. Häufig erfolgt die Benachrichtigung per E-Mail.

Wie schnell sollte ein Gewinner informiert werden?
Möglichst zeitnah nach der Gewinnerermittlung. Bei bestimmten Promotions oder abgesicherten Gewinnen können zusätzlich vertraglich festgelegte Fristen relevant sein.

Muss ein Gewinner telefonisch benachrichtigt werden?
Nein. Eine telefonische Benachrichtigung ist nicht grundsätzlich erforderlich. Sie kann bei bestimmten hochwertigen oder zeitkritischen Gewinnen sinnvoll sein.

Brauche ich eine Werbeeinwilligung, um einen Gewinner per E-Mail zu informieren?
Die notwendige Kommunikation zur Durchführung und Abwicklung des Gewinnspiels ist von zusätzlicher Werbung zu unterscheiden. Sobald die Nachricht werbliche Inhalte enthält, sind insbesondere die Anforderungen des Datenschutz- und Wettbewerbsrechts zu berücksichtigen.

Was passiert, wenn ein Gewinner nicht antwortet?
Das sollte bereits in den Teilnahmebedingungen und im Abwicklungsprozess geregelt sein. Je nach Gestaltung können weitere Kontaktversuche oder gegebenenfalls die Ermittlung eines Ersatzgewinners vorgesehen werden.

Darf ich Gewinner öffentlich nennen?
Das sollte nicht pauschal vorausgesetzt werden. Die Veröffentlichung personenbezogener Gewinnerdaten muss datenschutzrechtlich zulässig sein und zum kommunizierten Gewinnspielkonzept passen. Häufig werden Gewinner deshalb nur anonymisiert oder verkürzt dargestellt.

Was ist eine Ziehungs-Info-Mail?
Eine Ziehungs-Info-Mail informiert Teilnehmer nach einer Gewinnziehung über deren Ausgang. HAPPY nutzt dieses Prinzip, um Transparenz zu schaffen und bei geeigneter Ausgestaltung zusätzliche Kommunikationskontakte während einer Promotion zu ermöglichen.

Kann HAPPY die komplette Gewinnerabwicklung übernehmen?
Ja. HAPPY bietet im Rahmen des Full-Service-Ansatzes unter anderem Gewinnerermittlung, Kommunikation, Gewinnbeschaffung sowie Gewinn-Management und Versand an.