Tombola organisieren: Ablauf, Checkliste und Genehmigungspflicht

Eine Tombola organisierst du in fünf Schritten: Ziel festlegen, passende Preise auswählen, Teilnahme regeln, Gewinner ziehen und Gewinne übergeben. Für Unternehmen eignet sich eine kostenlose Verlosung besonders als Ergänzung zu Firmenfeiern, Kundenevents oder Messeauftritten.

Ob die Tombola genehmigungspflichtig ist, hängt von der konkreten Mechanik ab. Werden Gewinnchancen gegen Entgelt angeboten und entscheidet der Zufall, kann ein Glücksspiel vorliegen. Öffentliche Lotterien und Ausspielungen benötigen grundsätzlich eine behördliche Erlaubnis. Eine tatsächlich kostenlose Verlosung ohne Entgelt für die Gewinnchance fällt dagegen regelmäßig nicht darunter. (Glücksspielstaatsvertrag 2021)

Gewinnspiel, Tombola oder Lotterie? Die Unterschiede auf einen Blick

Diese Tabelle zeigt bereits: Nicht die Bezeichnung entscheidet, sondern das Geschäftsmodell hinter einer Aktion.

Tombola auf Firmenfeier, Kundenevent oder Messe: Wann sie Sinn macht

Eine Verlosung schafft einen Anlass zum Mitmachen und einen gemeinsamen Höhepunkt. Damit sie deinem Unternehmen etwas bringt, sollten Anlass, Zielgruppe und Preise zusammenpassen.

Auf einer Firmenfeier kann eine kostenlose Tombola das Programm auflockern und Wertschätzung vermitteln. Eine einfache Ausgabe nummerierter Lose reicht häufig aus. Achte darauf, dass auch Beschäftigte ohne Diensthandy oder regelmäßigen Computerzugang teilnehmen können.

Auf einem Kundenevent kann die Verlosung eine Produktvorstellung begleiten oder einen zusätzlichen Anlass für Gespräche schaffen. Wähle Preise, die zu deinen Kunden und deiner Marke passen. Bei Geschäftskunden solltest du deren Regeln zur Annahme von Geschenken und Gewinnen berücksichtigen.

Auf einer Messe kann eine kostenlose Verlosung Besucher auf deinen Stand aufmerksam machen. Eine Teilnahme über QR-Code erleichtert die Erfassung und spätere Gewinnerbenachrichtigung. Plane den Ablauf so, dass dein Standteam Zeit für Beratungsgespräche behält.

Wie du eine Verlosung in deinen Messeauftritt integrierst, erfährst du auf unserer Seite zum Messegewinnspiel.

Für einen unterhaltsamen Programmpunkt genügt oft eine einfache Losziehung. Für die Gewinnung interessierter Kundenkontakte brauchst du zusätzlich einen durchdachten Teilnahmeprozess.

Tombola organisieren: So läuft die Planung in fünf Schritten ab

1. Ziel und Verantwortlichkeiten festlegen

Was soll die Aktion erreichen: Unterhaltung, Aufmerksamkeit für ein Produkt, mehr Standbesuche oder neue Kontakte?

Lege ein Hauptziel und eine passende Messgröße fest. Bei einer Firmenfeier kann das die Beteiligung sein, auf einer Messe beispielsweise die Anzahl der Teilnahmen und daraus entstandener qualifizierter Gespräche.

Bestimme außerdem eine verantwortliche Person. Kläre, wer Preise beschafft, die Teilnahme betreut, die Ziehung durchführt und Gewinner kontaktiert. Kalkuliere neben den Gewinnen auch Werbemittel, Technik, Personal und Versand.

2. Preise auswählen und bereitstellen

Attraktive Preise müssen zu den Teilnehmern passen. Ein passendes Produktpaket kann für deine Marke sinnvoller sein als ein beliebiger Elektronikpreis.

Erstelle einen Gewinnplan mit Anzahl, Beschreibung und Wert der Preise. Sichere ihre Verfügbarkeit, bevor du sie bewirbst. Prüfe bei Gutscheinen Gültigkeit und Einlösebedingungen, bei Erlebnissen Termine und mögliche Zusatzkosten.

Organisiere Lagerung und Ausgabe. Große oder empfindliche Gewinne versendest du gegebenenfalls nach dem Event. Die Versandkosten gehören ins Budget.

3. Lose oder digitale Teilnahme organisieren

Lose sind ein Teilnahmeformat; sie müssen nicht verkauft werden. Du kannst nummerierte Lose kostenlos ausgeben oder eine kostenlose digitale Registrierung anbieten.

Für eine Firmenfeier eignet sich beispielsweise ein zweiteiliges Los: Ein Abschnitt kommt in die Lostrommel, der andere bleibt beim Teilnehmer. Auf einer Messe kann ein kurzes Formular praktischer sein, wenn du Gewinner nach Veranstaltungsende benachrichtigen möchtest.

Definiere Teilnahmezeitraum, Teilnahmeberechtigung und zulässige Anzahl der Teilnahmen. Bei Papierlosen müssen die Nummern eindeutig sein; digital solltest du Mehrfachteilnahmen entsprechend deinen Regeln kontrollieren.

Willst du Lose verkaufen, muss die rechtliche Einordnung vor Produktion und Bewerbung geklärt werden. Auch eine verpflichtende „Spende“ für das Los macht die Gewinnchance nicht kostenlos.

4. Ziehung vorbereiten und dokumentieren

Lege vorher fest, wann und wie die Gewinner ermittelt werden. Bei einer klassischen Verlosung sollten alle gültigen Teilnahmen entsprechend den angekündigten Regeln in die Zufallsauswahl eingehen.

Beende die Teilnahme zum festgelegten Zeitpunkt. Prüfe die Teilnahmen und führe die Ziehung aus dem bereinigten Bestand durch. Bei Papierlosen sollte die Lostrommel nur gültige Lose enthalten.

Dokumentiere Datum, Verfahren, gezogene Losnummern oder Teilnehmerkennungen und die Zuordnung der Preise. Eine zweite Person kann den Ablauf begleiten.

Kläre insbesondere:

• Müssen Gewinner bei der Ziehung anwesend sein?
• Darf eine Person mehrere Preise gewinnen?
• Was geschieht, wenn ein Gewinner nicht erreichbar ist?

Diese Regeln gehören bereits vor dem Start in die Teilnahmebedingungen.

5. Gewinner benachrichtigen und Gewinne übergeben

Bestimme einen klaren Kontaktweg: Ansage vor Ort, E-Mail oder Telefon. Kommuniziere eine angemessene Rückmeldefrist und das vorher festgelegte Vorgehen bei ausbleibender Antwort.

Prüfe bei der Übergabe das Gewinnerlos oder die Teilnahmeberechtigung. Versandadressen brauchst du in der Regel erst von den tatsächlichen Gewinnern.

Dokumentiere Übergabe beziehungsweise Versand. Werte anschließend Teilnahmezahl, Aufwand und Zielerreichung aus. Für eine erfolgreiche Aktion zählt auch, ob die Besucher verstanden haben, wie sie teilnehmen können, und ob alle Gewinne zuverlässig angekommen sind.

Wann ist eine Tombola genehmigungspflichtig?

Kostenlose Verlosung und bezahlte Gewinnchance unterscheiden

Eine bezahlte Gewinnchance mit Zufallsentscheidung kann eine Lotterie beziehungsweise bei Sachpreisen eine Ausspielung sein. Sachpreise beseitigen eine mögliche Erlaubnispflicht nicht. Prüfe auch Eintrittspreise und andere Zahlungen darauf, ob damit wirtschaftlich eine Gewinnchance bezahlt wird. (Glücksspielstaatsvertrag 2021)

Eine geschlossene Firmenfeier ist nicht automatisch ausgenommen

Ein begrenzter Teilnehmerkreis ist relevant. Gewohnheitsmäßig veranstaltete Glücksspiele in geschlossenen Gesellschaften können jedoch ebenfalls als öffentlich gelten. Eine Einladungsliste allein beantwortet die Rechtsfrage deshalb nicht. (Glücksspielstaatsvertrag 2021)

Kleine Tombolas brauchen ebenfalls eine Prüfung

Je nach Bundesland und Ausgestaltung können Allgemeinerlaubnisse oder besondere Verfahren für kleine Lotterien und Ausspielungen greifen. Eine Allgemeinerlaubnis kann eine Einzelerlaubnis ersetzen, aber dennoch eine Anzeige verlangen. Voraussetzungen und Fristen sind standortabhängig.  

Für Unternehmen ist eine bezahlte Tombola kein frei verfügbares Marketingmodell. Die einschlägigen Regelungen beschränken wirtschaftliche Zwecke und stellen Anforderungen an Veranstalter und Erlösverwendung. Ein Antrag allein macht eine kommerzielle Aktion deshalb nicht zulässig. (Glücksspielstaatsvertrag 2021)

Kläre bei geplantem Losverkauf frühzeitig mit der zuständigen Behörde und spezialisierten Juristen, ob deine Aktion zulässig und erlaubnisfähig ist. Gegebenenfalls sind zusätzlich steuerliche Anzeige- und Abgabepflichten zu prüfen. Stadt Landau a.d.Isar

Was du vor der Verlosung schriftlich festlegen solltest

Teilnahmebedingungen: Klare Regeln für Teilnehmer und Team

Die Teilnahmebedingungen sollten vor dem Start verfügbar sein und zur tatsächlichen Durchführung passen. Halte insbesondere fest:

• Veranstalter und Kontaktmöglichkeit.
• Teilnahmeberechtigung, Zeitraum und Teilnahmeweg.
• Kostenfreiheit oder gegebenenfalls geprüfte Teilnahmeentgelte.
• Anzahl zulässiger Teilnahmen und Umgang mit Manipulation.
• Anzahl und genaue Beschreibung der Preise.
• Ziehungsverfahren und Zeitpunkt der Gewinnerermittlung.
• Anwesenheitspflicht, sofern vorgesehen.
• Benachrichtigung, Rückmeldefrist und Gewinnübergabe.
• Vorgehen bei nicht erreichbaren Gewinnern und nicht abgeholten Preisen.

Die wesentlichen Regeln sollten unmittelbar am Teilnahmeort erkennbar sein. Die vollständigen Bedingungen kannst du beispielsweise über einen QR-Code zugänglich machen und bei einer Veranstaltung zusätzlich auslegen.

Du möchtest individuelle Regeln für deine Aktion? Bei HAPPY kannst du Teilnahmebedingungen erstellen lassen.

Datenschutz: Nur benötigte Daten erfassen

Erhebe nur Daten, die du für die jeweiligen Zwecke brauchst. Bei einer anonymen Losziehung mit sofortiger Übergabe kann eine Registrierung entfallen. Für die spätere Benachrichtigung reicht häufig zunächst eine E-Mail-Adresse.

Informiere bei der Datenerhebung über Verantwortlichen, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherdauer und Betroffenenrechte. Definiere Zugriffsrechte und ein Löschkonzept. Auch berufliche Kontaktdaten können personenbezogene Daten sein.  

Wenn du Newsletter-Anmeldungen gewinnen möchtest, plane eine gesonderte, freiwillige Werbeeinwilligung. Informiere verständlich über die vorgesehene Werbung und dokumentiere die Einwilligung. Eine abgegebene Visitenkarte ist keine pauschale Werbeerlaubnis.

Gewinnernamen und Fotos solltest du ebenfalls nicht ungeprüft veröffentlichen. Die Teilnahme an der Verlosung umfasst nicht automatisch die Einwilligung in einen Social-Media-Beitrag.

Kurze Checkliste: Ist deine Tombola startbereit?

• Ziel, Budget und Verantwortliche stehen fest.
• Preise sind verfügbar und eindeutig beschrieben.
• Teilnahmeweg und rechtliche Einordnung sind geklärt.
• Erforderliche Erlaubnisse oder Anzeigen sind erledigt.
• Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise sind zugänglich.
• Losausgabe oder Formular wurden getestet.
• Ziehung, Dokumentation und Anwesenheitsregeln stehen fest.
• Benachrichtigung und Rückmeldefrist sind vorbereitet.
• Übergabe, Versand und nicht abgeholte Gewinne sind geregelt.
• Auswertung und Datenlöschung sind eingeplant.

Häufige Fragen zum Organisieren einer Tombola

Wie organisiert man eine Tombola für ein Unternehmen?
Lege Ziel und Budget fest, sichere die Preise und wähle den Teilnahmeweg. Kläre vor dem Start die rechtliche Einordnung und die schriftlichen Regeln. Anschließend organisierst du Ziehung, Benachrichtigung und Gewinnübergabe.

Kann eine Tombola ohne Losverkauf stattfinden?
Ja. Nummerierte Lose können kostenlos ausgegeben werden. Alternativ ist eine kostenlose digitale Teilnahme möglich.

Müssen Gewinner bei der Ziehung anwesend sein?
Das richtet sich nach den vorher angekündigten Regeln. Auf einer Messe ist eine spätere Benachrichtigung häufig praktikabler. Wenn Anwesenheit erforderlich ist, müssen die Teilnehmer das vor der Teilnahme erfahren.

Wie viele Preise sollte eine Tombola haben?
Das hängt von Teilnehmerzahl, Budget und Veranstaltungsziel ab. Mehrere kleinere Gewinne ermöglichen mehr Gewinnmomente; ein Hauptpreis kann besondere Aufmerksamkeit erzeugen. Plane auch den Zeitbedarf der Übergabe.

Darf ich Teilnehmer anschließend per Newsletter anschreiben?
Die Gewinnspielteilnahme allein genügt dafür nicht. Plane für Newsletter-Werbung eine gesonderte, wirksame Einwilligung und dokumentiere sie.

Deine Verlosung mit HAPPY organisieren

Du planst eine kostenlose Tombola für eine Firmenfeier, ein Kundenevent oder eine Messe? HAPPY unterstützt dich bei Mechanik, Teilnahmeprozess, Technik, Gewinnerermittlung und Gewinnabwicklung. Rechtliche Fragen werden bei Bedarf mit spezialisierten Juristen geklärt. Sprich mit Patrick Grünberg über deine Veranstaltung:

Telefon: +49 6103 2053 705
E-Mail: p.gruenberg@happysolutions.de
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